Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай.

(Антон Павлович Чехов)

В структуру предлагаемой нами модели антистресс-тренинга мы включили тренинг по развитию навыков эффективного планирования времени, который может проводиться как в виде отдельной программы, так и быть одним из элементов (блоков) полного антистресс-тренинга. На это есть множество причин. Наиболее весомая из них – та, что неправильное распределение времени является существенным источником негативного стресса. Можно научить человека правильно расслабляться и выходить без эмоциональных потерь из сложных ситуаций в общении, но если он постоянно сам создает себе такие ситуации, поскольку не умеет рационально распорядиться своим временем и установить приоритеты в решении проблем, то никакие техники самовосстановления не спасут от стресса, и даже более того: вероятность истощения становится крайне высокой. И неминуемо развивается то, что в психологической науке называется выгоранием…

Эволюция человечества помимо преимуществ принесла с собой и ряд проблем, которые явились неизбежным следствием развития цивилизации.

С научно-техническим прогрессом развивалась экономика. Возросли и требования, предъявляемые к человеку как к работнику. Наиболее очевидно это проявилось в возникновении дефицита времени. Если сопоставить распределение временных ресурсов у людей, живших несколько столетий назад, и у наших современников, то станет очевидным, что жизнь средневекового человека отличалась неспешностью, размеренностью и отсутствием целенаправленного планирования собственного времени. Это объясняется тем, что в ту пору время регулировалось факторами, не зависящими от отдельного человека. Активная деятельность определялась сезонными сменами времен года: например, весной надо было сеять, а осенью – собирать урожай. Конечно, в наши дни мы тоже сеем весной, а урожай убираем осенью, но в те времена это было обусловлено жизненной необходимостью, природными явлениями, неподвластными человеку.

Кроме того, церковь обладала безграничной властью над временем. Она решала, когда нужно трудиться, а когда отдыхать, что можно делать в конкретный день, а что нельзя. В некоторых конфессиях регламентировалось время молитв. И необходимости продумывать свой день более подробно, свое время в целом, просто не было, так как распорядок дня уже во многом был предопределен.

Сегодня немногие люди могут позволить себе распоряжаться своим временем так, как их предки. В промышленно развитых странах время становится все более дефицитным ресурсом, и далеко не каждый свободно им располагает. За последнее время в нашем обществе значительно возросла неформальная продолжительность рабочего дня и общее количество времени вовлечения в процесс трудовой деятельности. Это неминуемо привело к увеличению нагрузок. Вырос объем информации, которой постоянно приходится оперировать для продуктивной работы даже рядовому сотруднику. Согласно многим прогнозам, этот рост будет удваиваться каждые 20 месяцев. По закону Гордона Мура, одного из изобретателей микрочипа, быстродействие компьютеров удваивается каждые 18 месяцев! Но возможности человеческого организма не эволюционировали с ходом технического прогресса!

Находясь под давлением массы обязанностей и дел, оказываясь в условиях нехватки времени, многие начинают испытывать беспокойство, которое приводит к тому, что на физиологическом уровне организм начинает ощущать перегрузки. Следствием перегрузок могут быть сердечно-сосудистые заболевания (гипертоническая болезнь, инсульт, инфаркт), язвенная болезнь желудка и другие болезни.

Попав под прессинг нехватки времени, многие становятся похожими на героя известного произведения Алана Милна медведя Винни Пуха. Как правило, Винни Пух спускался по лестнице вместе со своим другом Кристофером Робином головой вниз, пересчитывая ступеньки своим собственным затылком: бум-бум-бум. А другого способа он не знал. Но иногда ему казалось, что он мог бы найти какой-то другой способ, если бы на минутку перестал бумкать и как следует сосредоточился. Но увы – сосредоточиться-то ему и некогда…

К сожалению, немногие из попавших под временной прессинг современных условий работы останавливаются и перестают «бумкать», для того чтобы отыскать более комфортный способ спуска по лестнице.

Находясь в таких условиях, они думают, что «для времени нет времени!»: «Такая загруженность, куда еще продумывать свое время. Надо хотя бы разобраться с тем, что есть, а потом уже планировать». И продолжают делать все по-прежнему. В результате время ускользает из-под контроля и заполняется повседневной суетой, которая выступает источником хронического фонового стресса.

Совершенно очевидно, что в современных напряженных условиях эфективная организация времени не только полезна, но и необходима, так как от умения правильно распределить свои временные ресурсы зависят как личный успех, так и психическое и физическое здоровье.

Существует несколько вариантов тренинга по управлению временем. Все они объединены общей целью теоретического изучения и практического освоения участниками различных технологий продуктивного и рационального использования времени, хотя по содержанию и форме подачи могут значительно различаться. Мы предлагаем вашему вниманию нашу разработку тренинга «Тайм-менеджмент», которая, безусловно, не претендует на совершенство и на то, чтобы проводиться только в данном варианте. Ведь у каждого тренера есть свои собственные теоретические предпочтения и практические наработки, помогающие ему успешно и эффективно заниматься тренинговой деятельностью.

Как уже упоминалось, мы интегрировали «Тайм-менеджмент» в структуру «Антистресс-тренинга» и традиционно включаем его завершающим блоком в полной программе. Допустимо и отдельное проведение этого варианта «Тайм-менеджмента», который является вполне самодостаточным. Кроме того, возможно комбинирование «Тайм-менеджмента» с другими элементами программы «Антистресс-тренинга» в различных сочетаниях. Например, исходя из возможностей и пожеланий заказчика, в рамках одного тренинга можно сочетать различные компоненты «Базисного антистресс-тренинга» и «Тайм-менеджмента». Иными словами, творческая свобода в практическом воплощении описываемых в руководстве программ не только возможна, но и необходима, так как без нее немыслима тренерская деятельность!

Однако вернемся к программе «Тайм-менеджмент» и ознакомимся с ее планом. Рядом с позицией в плане будет указываться примерное время, необходимое для ее выполнения (разумеется, это время условно и определяется особенностями группы, индивидуальными возможностями ее участников), а общий хронометраж предлагаемой нами программы составляет ориентировочно 8 академических часов.

Задача тренинга

Теоретическое изучение и практическое освоение технологий продуктивного и рационального управления временем.

Содержание программы тренинга

1. Исследование и практический анализ влияния индивидуальных установок на эффективное использование времени. Хронофагия и хроносейвинг.

2. Самоменеджмент как способность, определяющая эффективность в управлении персональным временем. Пути повышения самоэффективности в использовании индивидуальных временных ресурсов. «Колесо» самоменеджмента.

3. К чему вы стремитесь? Определение целей. Формулирование задач. Классификация целей и задач. Построение личных целей.

4. Технологии эффективного планирования времени:

а) планирование краткосрочное и долгосрочное. Основные закономерности конструктивного построения планов на год, месяц, день;

б) правило резервирования времени;

в) правило Парето;

г) категоризация АВС («Альпы»);

д) установка приоритетов. Принцип Эйзенхауэра;

е) алгоритм планирования дня.

5. Разделение полномочий как инструмент управления временем. Принципы эффективного делегирования.

6. Достижение ощущения успеха в конце рабочего периода.

Краткий план программы тренинга

1. Вступление. Знакомство. Сообщение участниками своих представлений о ходе тренингового процесса и ожиданий от тренинга. Определение правил работы в группе.

2. «Разогрев». Психогимнастическое упражнение, предназначенное для побуждения участников к работе.

3. Тест, выявляющий особенности индивидуального отношения ко времени. Обсуждение. Необходимые комментарии по результатам тестирования.

4. Психогимнастическое упражнение на персональное ощущение времени. Обсуждение. Выделение значимого.

5. Теория. Способы эффективного планирования времени.

6. Психогимнастическое упражнение на определение целей. Обсуждение. Выделение значимого. Необходимые комментарии.

7. Продолжение теории эффективного управления временем.

8. Психогимнастическое упражнение на групповое управление временем. Обсуждение результатов.

9. Теория.

10. Психогимнастическое упражнение на ощущение времени в экстремальных условиях. Обсуждение. Обозначение значимого.

11. Теория.

12. Необходимое моделирование ситуаций по вопросам эффективного делегирования. Проработка с использованием видеообратной связи. Обсуждение. Обозначение значимого.

13. Время и стресс. Освоение технологий эффективного преодоления негативных психоэмоциональных состояний.

14. Завершающее психогимнастическое упражнение.

15. Завершение тренинга. Получение обратной связи от участников.

Результаты тренинга

Участники тренинга научатся планировать свое время с учетом ближних и дальних перспектив, оптимально высвобождать временные ресурсы, усовершенствуют умение ставить цели и находить успешные пути их достижения.

Теперь необходимые комментарии по позициям плана. 1-я и 2-я – хрестоматийны и достаточно типичны практически для всех тренинговых программ. Отличие – в содержании, определяемом тематикой тренинга.

Позиция 3 представляет собой тест.

Тест нужен для того, чтобы определить степень вашего умения распоряжаться собственным временем, чтобы выявить индивидуальные установки. Дело в том, что отношение ко времени определяется индивидуальными установками или убеждениями. Тест представляет собой набор ключевых установок, от которых зависит эффективность во взаимодействии со временем.

Итак, ТЕСТ (по Д. Льюису).

За каждый положительный ответ («ДА») записывайте себе один балл.

1. Я считаю себя неорганизованным человеком.

2. Усердие – единственный способ сделать больше.

3. Моя работоспособность не изменяется в течение всего рабочего дня.

4. Полностью спланированная жизнь – это скучно.

5. Мне планирование не нужно. Когда я знаю, что завтра крайний срок, – делаю все.

6. Чтобы быть успешным, нужно полностью контролировать свое время.

7. Я стараюсь все делать сам, так как только в этом случае уверен, что работа будет выполнена хорошо.

8. Единственный способ сэкономить свое время – это перепоручить (делегировать) работу.

9. Я так загружен работой, что мне не до планирования.

10. «Точность – вежливость королей».

Результаты тестирования.

Вы набрали:

0 баллов. Вы, вероятно, близки к совершенству! У вас не должно быть никаких проблем в организации времени. И по жизни вы идете достаточно уверенно, планируя цели и достигая намеченного.

1-3 балла. В целом ваш подход к организации времени достаточно конструктивен, однако некоторые убеждения мешают вам стать более продуктивным при распоряжении собственным временем.

4-6 баллов. Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления, т. е. предубеждения.

7-10 баллов. Вашему умению организовать время существенно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент времени вы сильно сомневаетесь в том, что в ваших силах сделать жизнь более легкой и менее напряженной. Но, изменив некоторые негативные убеждения на положительные и применяя предлагаемые нами методики управления временем, вы сможете стать более эффективным в профессиональной деятельности и личной жизни.

Теперь проанализируем каждое из упомянутых убеждений в тесте.

1. «Я считаю себя неорганизованным человеком».

Заявляя это, вы можете констатировать лишь отсутствие необходимых для организации собственного времени знаний и навыков. Но это же не врожденный порок развития, который неизлечим и лишает вас возможности жить полноценной жизнью. Развить нужные навыки и приобрести необходимые знания – в ваших силах, нужно только ваше желание.

2. «Усердие – единственный способ сделать больше».

В течение какого-то ограниченного времени это высказывание действительно справедливо: например, сроки поджимают, перепоручить некому, делать больше нечего. Но если вам приходится пользоваться этой формулой постоянно, то это может обернуться разрушительными последствиями как для здоровья, так и для дела. По многим наблюдениям, некоторые из самых усердных работников – наихудшие организаторы времени. Слишком много работая и перенапрягаясь, такие сотрудники демонстрируют низкую производительность с посредственным качеством труда, затрачивая на это долгие часы работы. Причина в том, что возможности организма человека небеспредельны и требовать от него большего, чем он может дать, – бессмысленно. В состоянии утомления в коре головного мозга развивается торможение, все процессы замедляются. Эффективность любой деятельности снижается. В таком случае самым правильным решением будет отдых, пусть даже кратковременный, в течение нескольких минут. Но его положительное влияние не замедлит сказаться на состоянии организма и результате деятельности.

3. «Моя работоспособность не изменяется в течение всего рабочего дня».

На самом деле так бывает крайне редко, практически никогда. Причина кроется в цикличности существования всех живых организмов. Живые организмы устроены так, что испытывают колебания с чередованием пиков снижения и подъема активности, в основе которых лежат физиологические механизмы, так называемые биоритмы. На пике активности интеллектуальная и физическая деятельность наиболее результативна. Колебания периодов активности индивидуальны: кто-то преисполнен энергии, способен четко сосредоточиться и решить непростую задачу в первой половине дня, кто-то ощущает подъем к вечеру, а кто-то за день проходит несколько периодов. Однако не все люди способны заметить данные изменения в состоянии своего организма. Несмотря на то что такие колебания существуют у каждого человека, степень их выраженности отличается у разных людей. А у совсем небольшого числа людей биоритмы не отражаются на работоспособности.

Знание собственных колебаний активности можно конструктивно использовать: наиболее важные, сложные, энергоемкие, требующие максимальной нагрузки дела планировать именно на период подъема субъективной активности. Это один из способов планирования времени.

Кстати, известно, что в Японии благодаря учету биоритмов сотрудников удалось сократить количество несчастных случаев на 60 %.

4. «Полностью спланированная жизнь – это скучно».

Умение планировать свое время не означает скучную и предсказуемую жизнь. Во-первых, распланировать все – невозможно и необязательно! Во-вторых, планирование – это набор приемов, которые необходимо применять там, где без планирования невозможно! Например, в деловой сфере тщательное планирование необходимо, а при хорошей организации своего рабочего времени в сфере досуга предоставится больше возможностей для спонтанности в своих действиях.

5. «Мне планирование не нужно. Когда я знаю, что завтра крайний срок, – делаю все».

С этим утверждением соглашаются любители получать экстремальные ощущения от времени. Это определенный стиль поведения. В целом, конечно, адекватность или неадекватность этого утверждения зависит от человека.

Есть люди, которые устраивают свою жизнь таким образом, что в ней постоянно возникают какие-то напряженные, требующие максимальной мобилизации как умственных, так и физических способностей ситуации. Во многом это обусловлено особенностями биохимических процессов: необходимостью стимулировать выделение адреналина для полноценного существования. Кто-то удовлетворяет свою потребность в острых ощущениях, занимаясь экстремальными видами спорта. Поэтому неудивительно, что есть люди, которые откладывают решение ответственных задач на последнюю минуту и, находясь под давлением предельных сроков, решают их, причем решают успешно. Действительно, пребывая в цейтноте, мы склонны исключать второстепенные дела и все усилия интенсивно направлять на выполнение единственно важного задания. Но необходимо учитывать, что некоторые события происходят в нашей жизни «в первый раз», т. е. неожиданно, непредсказуемо! И если внезапно возникнет нечто срочное, непредвиденное, требующее к себе внимания и существенных временных затрат, то выполнение первоначально намеченного дела может быть сорвано, так как будут исчерпаны все временные ресурсы. Привычка откладывать все на последний день может привести к неприятным последствиям и в другой ситуации: если будет допущена ошибка, то времени для ее исправления уже не останется.

6. «Чтобы быть успешным, нужно полностью контролировать свое время».

Определяющим является то, как вы представляете себе «полный» контроль. В этой позиции теста речь идет о стремлении к абсолютному, тотальному контролю над своим временем. Абсолютный контроль над временем неосуществим. Как бы прекрасно человек ни умел организовывать свое время, он не сможет добиться полного контроля над ним. Даже будучи самым педантичным, пунктуальным человеком, он потерпит фиаско. Как бы вы ни распланировали свой день, всегда будут непредвиденные звонки, пробки, начальники, коллеги, которые вынудят вас поменять планы. Стремиться необходимо не к жесткому контролю, а к овладению умением справляться с неожиданностями, безболезненно интегрируя их в свой план. Иными словами, тщательно составляйте план, но всегда оставляйте время для неожиданных и непредвиденных ситуаций, сохраняйте за собой простор для тактических маневров при достижении стратегических целей.

7. «Я стараюсь все делать сам, так как только в этом случае уверен, что работа будет выполнена хорошо».

Психологически весьма непросто передоверить другому то, что привык делать сам, так как кажется, будто другой выполнит работу хуже. Особенно если руководитель поручает подчиненному то, за что ответственность несет самолично. Мысленно рисуются самые грустные исходы ситуации, делаются пессимистичные прогнозы. Однако, стремясь все сделать самостоятельно, дабы «нерадивые и бестолковые» сотрудники ничего не испортили, мы берем на себя дополнительный груз, а принятие излишних обязательств на себя чревато развитием хронического чувства усталости. В состоянии утомления человек априори не может выполнить работу хорошо. В результате добрые намерения, стремление к лучшему оборачиваются плачевным исходом. Естественно, существуют дела, которые мы можем сделать только сами. Но есть и такие, которые можно, в принципе, перепоручить другим и освободить свое время для более важных дел. О том, как отличить более важные дела от менее важных, мы поговорим подробно чуть позже. Для того же, чтобы делегирование прошло успешно, необходимо соблюсти следующие пункты:

• выбрать наиболее достойного;

• правильно и полно проинструктировать его;

• оговорить сроки выполнения;

• получить отчет или доклад о выполнении порученного.

8. «Единственный способ сэкономить свое время – это перепоручить (делегировать) работу».

Разумеется, на самом деле это не единственный способ сэкономить время. Готовы ли вы пойти на риск и передать все свои дела кому-либо еще? Если вы готовитесь уволиться, то, вероятно, ваш ответ будет утвердительным. Если ваше дело вам дорого, то некоторые виды работ вы не перепоручите никому. Но есть и те обязанности, выполнение которых можно поручить сотрудникам. Делегирование сэкономит время в том случае, если вы знаете что, кому и как перепоручить. Но к делегированию мы еще вернемся.

9. «Я так загружен работой, что мне не до планирования».

Да, тяжелый случай!..

В одной из древних притч рассказывается о том, как строил себе хижину некий крестьянин. Он жил в суровой местности у подножья гор. И так как приближалась зима, то он торопился завершить свое дело. Он рубил высокие крепкие деревья до изнеможения. И топор от постоянной работы затупился, но крестьянин не обращал на это внимания. Мимо проходил опытный лесоруб:

«Наточи топор!» – сказал он крестьянину.

«Нет времени! – измученно ответил тот. – Я занят валкой деревьев!»…

В действительности время есть. Как гласит так называемый парадокс времени: «Мало кто обладает достаточным временем, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Необходимо его увидеть и продуктивно использовать. Тем более что само планирование может занять всего несколько минут.

Проведите исследование распределения вашего времени. В течение недели или хотя бы двух-трех дней ведите дневник временных затрат, даже если полагаете, будто каждый день делаете одно и то же и примерно в одно и то же время. Возможно, вам только кажется, что вы хорошо знаете, на что уходит ваше время. Начинайте с момента вставания и заканчивайте засыпанием. Учитывайте все, что вы делаете, и фиксируйте затраты времени. Регистрируйте даже дела, требующие минимальных затрат времени: например телефонный разговор, длившийся 10 секунд. То есть каждое переключение своего внимания необходимо обозначать, отмечая время, причем делать это необходимо именно в те моменты, когда происходит переключение на другую деятельность. Если ведение записей перенести на вечер, то высока будет вероятность искажений. Как любое исследование, наше тоже требует получения точных данных. Результаты такого учета времени покажут вам, как распределяется ваше время: на что отводится больше времени, сколько времени тратится на второстепенные дела, из-за чего переносятся важные дела, как организуются перерывы. Таким образом, вы увидите, когда время тратится впустую, а когда действительно заполнено делами. Кроме того, вы сможете ответить на вопросы: достигли ли вы поставленных на этот период целей? А чего не удалось достичь? Что необходимо изменить для оптимизации контроля времени? Проанализировав результаты наблюдений, вы убедитесь, что выделить время для планирования возможно, а следовательно, можно изменить и улучшить свои способности организовать и контролировать время.

10. «Точность – вежливость королей».

Будет неправильным воспринимать это утверждение как абсолютно верное.

В европейской культуре, которая определяет этикет современных деловых отношений, оно истинно и требует соблюдения. Такая позиция получила название монохронической, и она предусматривает довольно жесткое структурирование времени, определение приоритетности задач и их поочередное решение. Но в других регионах планеты, где доминируют иные культуральные особенности, отношение ко времени имеет другую специфику. Там время воспринимается полихронически. А это означает, что вполне нормально делать одновременно несколько дел. Там вполне допустимо опоздание, продолжительность которого определяется высоким статусом ожидаемого. Так, например, на Среднем Востоке или в Латинской Америке совещание, запланированное на 10 часов утра, может не начаться и в 12. Такое несоблюдение сроков не будет расценено как отсутствие воспитания или интереса. Дело в том, что в этих культурах к понятию времени относятся менее строго. Но даже представители монохронической культуры различаются между собой: например, процесс переговоров в США занимает меньше времени, чем в других странах. Американцы тратят меньше времени на установление взаимоотношений, они более формализованы в общении, чем, например, представители деловых кругов Японии. В Японии высоко ценится единомыслие, установление контакта и весь переговорный процесс занимает больше времени.

Филип Зимбардо, исследователь из Стэнфордского университета, полагает, что всех людей в зависимости от отношения ко времени можно разделить на четыре группы, или зоны.

1. «Маньяна» (исп. – завтра). Люди, относящиеся к этой группе, предпочитают откладывать принятие решения настолько, насколько это возможно. Их жизнь лишена напряжения, они живут в своем собственном темпе, не переживая, если что-то не сделано в срок. Они редко приходят вовремя на встречи.

2. «Гедонисты настоящего». Этими людьми движет стремление к быстрому получению вознаграждения и удовольствия. Они легко могут пожертвовать срочными, но неприятными делами в пользу менее значимых, но более приятных дел. К планированию они относятся негативно, предпочитая действовать спонтанно. Стремятся к работе, которая позволяет быстро увидеть результаты своего труда.

3. «Ориентированные на будущее». Такие люди ставят перед собой долгосрочные личные цели, планируя свою карьеру на много лет вперед. Они тщательно продумывают и организовывают свои действия. Установленный порядок они предпочитают разнообразию.

4. «Остро ощущающие время». В эту группу входят те, кто предпочитает работать в сжатых сроках. Они работают по строгому графику, требуют пунктуальности от себя и других. Они лучше работают в напряженных ситуациях. Им, как правило, сложно расслабиться.

Конечно, такое распределение условно. Людей невозможно «рассортировать» по каким-либо группам. В зависимости от ситуации мы можем попадать в ту или иную группу, например если мы на работе выбираем одну зону, предположим четвертую, а на отдыхе предпочитаем первую.

Можно еще более упростить классификацию по параметру «отношение ко времени» и всех нас причислить либо к хронофагам – людям, расточительно использующим свой временной ресурс, буквально пожирающим его, либо к хроносейверам, которые, поймав «волну времени», перемещаются по ней, получая максимум удовольствия и достигая поставленных результатов.

Упражнение № 1

Цель: определение индивидуальных особенностей восприятия времени.

Выполнение. Все участники закрывают глаза. После команды тренера им необходимо мысленно отметить тот момент, когда пройдет минута. Отсчитывать мысленно секунды нельзя. Каждый открывает глаза и поднимает руку после того, как, по его мнению, истекла минута.

Упражнение демонстрирует широкий разброс результатов. Адекватность восприятия времени индивидуальна. Оптимальными считаются результаты, попадающие в интервал от 55 до 65 секунд.

Если получилось меньше, это означает, что вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения. Время движется на самом деле медленнее, чем вам кажется.

Если более 66 секунд – вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорять восприятие времени, иначе вы можете не успеть что-либо сделать.

Упражнение № 2

Цель: особенности восприятия времени при выполнении какой-либо деятельности.

Выполнение. Дается задание, которое необходимо выполнить за одну минуту. Смотреть на часы и мысленно отсчитывать время нельзя.

При этом задания могут быть поданы совершенно по-разному. Например:

а) устно:

! перечислить все известные марки автомобилей;

! перечислить все известные виды комнатных цветов;

! выступить с сообщением;

б) письменно:

! написать максимально большее количество марок автомобилей;

! написать максимально большее количество видов комнатных цветов;

! написать инструкцию;

! написать художественный рассказ, и т. п.

Упражнение можно выполнять как всей группой (тренер фиксирует хронометраж задания), так и индивидуально (один участник работает, группа наблюдает).

Упражнение демонстрирует особенности поведения при решении поставленных задач в условиях ограниченных временных ресурсов.

Для того чтобы овладеть искусством хроносейвинга, или оптимального обращения с собственным временем, ознакомимся с составляющими правильного планирования времени. Алгоритм планирования состоит из пяти шагов, но, чтобы он заработал, первым делом необходимо приобрести инструмент эффективного планирования времени – ежедневник, поскольку принципиально важно составлять план в письменном виде. Итак:

Алгоритм планирования

Шаг первый. Постановка целей.

Шаг второй. Планирование.

Шаг третий. Принятие решений.

Шаг четвертый. Реализация и организация, т. е. воплощение в действительность.

Шаг пятый. Контроль, или оценка достигнутого и самокорректировка в зависимости от результата.

Рассмотрим каждый шаг по отдельности.

1. Цели.

Это то, к чему мы стремимся, то, чего хотим добиться. Цели бывают профессиональными (например, карьера) и личными. Они могут быть долгосрочными, нацеленными на перспективу, или же краткосрочными, охватывающими ближайший период времени, например следующий день.

Еще древнеримский мыслитель Луций Анней Сенека говорил, что «для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным». Значимость постановки целей не вызывает сомнения. Ставить перед собой цель – значит смотреть в будущее. Четко, ясно, конкретно, реалистично сформулированные цели побуждают к действиям, направленным на их достижение. Есть старинное изречение мореплавателей: «Плыву не как ветер дует, а как парус поставлю». Свои цели необходимо не только продумывать и придавать им максимально реалистичный вид, но и записывать. Кроме того, размышляя о целях, предполагайте возможные сроки их достижения.

Все цели (цели на день, на неделю, на месяц, на год и т. д.) можно распределить по трем категориям:

1 – «Почему», т. е. «Почему я хочу достичь этого?», «Что мне это даст?», «Для чего это необходимо?», «Зачем мне это нужно?»

2 – «Что», т. е. «Что именно, чего именно я хочу достичь». (Конкретное представление цели.)

3 – «Как», т. е. «Как я буду достигать этого». (Пути достижения поставленных целей. Определение промежуточных целей и способы их достижения.)

Если вы найдете ответы на все эти вопросы, вы обретете необходимые жизненные ориентиры, которые будут «маяками» для продвижения вперед. Четкое знание как долговременных целей, так и целей на «день грядущий» будет способствовать более успешной самореализации.

Формулируя цели, вписывайте не только желаемые материальные достижения, например, приобретение новой машины, дома или увеличение заработной платы. Включайте в цели и такие достижения, как, например, установление доверительных отношений с близкими, друзьями или более близкое общение с детьми.

Упражнение на постановку целей

Делаем раз.

Возьмите лист бумаги. Подумайте о своих мечтах, стремлениях, желаниях, существующих во всех проявлениях вашей жизни: в работе, в личной жизни и т. п. И чтобы этот поток сознания привел к желаемому результату, сделайте следующее.

В центре листа нарисуйте круг и впишите в него свое имя. Затем от круга нарисуйте лучи, которые будут обозначать значимые для вас сферы жизни. Например:

Количество лучей может быть сколь угодно большим, так как у каждого есть свои, важные для него аспекты бытия. Делаем два. (Почти «Мозговой штурм».)

Затем от каждой сферы проведите еще луч, в конце которого укажите, чего именно вы хотите достичь в данной сфере. Причем пишите любой «бред», который придет на ум. И для каждой идеи – свой отдельный луч. Например:

Теперь поразмышляйте, какую выгоду вы будете от этого иметь, как это отразится на указанных сферах. Около каждой сферы запишите посетившие вас мысли. Это – мотивирующие факторы. Например: «Если я стану главным над всеми главными, то я смогу»:

а) СЕМЬЯ – обеспечить семью;

б) ЗДОРОВЬЕ – консультироваться у самых высокооплачиваемых и высококомпетентных специалистов;

в) ФИНАНСЫ – получать баснословные гонорары (ну, по крайней мере значительно больше, чем сейчас) и т. п.

Делаем три.

Пришло время критически оценить высказанный «бред» и подумать, что в ваших силах сделать, что является реалистичным и возможным. Иными словами, объективно оцените, что сейчас для вас наиболее достижимо. Сфокусируйтесь на этом. Затем тщательно, предельно конкретно, ясно и детально сформулируйте каждую свою цель и впишите ее в схему. Эта цель и будет тем, к чему стоит стремиться. Сходным образом проработайте цели для каждой сферы. Например:

Делаем четыре.

Теперь, конкретизировав свои устремления, т. е. определив ЧТО, решаем КАК этого достичь.

Рисуем таблицу, состоящую из трех колонок. Но заполняем ее как в арабской традиции правописания, т. е. справа налево.

И ее третья, правая колонка называется «Чего я хочу достичь». Заполняете ее, вписывая конкретно сформулированные, реалистичные, ясные и детализированные цели.

Затем переходим к самой первой, левой колонке. Ее нужно назвать «Что есть». Напишите в ней, что есть у вас в наличии, какие ресурсы присутствуют в вашем персональном арсенале для достижения нужной цели, включив:

• личные качества;

• профессиональные навыки;

• опыт работы;

• контакты (которые могут помочь в реализации намеченного);

• другие ресурсы.

И теперь соединяем первую и третью колонки таблицы средней колонкой, которую называем «Что нужно сделать». В этой колонке распишите, какие конкретные шаги вы предпримете для достижения соответствующей цели. У вас должна получиться такая таблица:

2. Планирование.

Планирование – это подготовка к реализации намеченных целей, это структурирование, упорядочивание времени.

Планирование может осуществляться на год, на месяц, на неделю, на день или на другой период времени. Планировать можно долгосрочные и краткосрочные цели. Наиболее практичным и удобным является планирование каждого дня.

Есть «золотое» правило резервирования планируемого времени, которое гарантирует вам защиту от неожиданных незапланированных обстоятельств:

60 % рабочего времени охватываются планом и 40 % резервируются для неожиданных, незапланированных дел.

Конечно, эти цифры могут варьировать. Но важно при планировании всегда оставлять некоторое количество времени для успешного преодоления различных непредсказуемых ситуаций.

Проводить планирование предстоящего дня необходимо накануне вечером. Алгоритм планирования дня выглядит следующим образом:

1. Составление задач. Все задачи необходимо записать, включив:

а) текущие актуальные задачи;

б) задачи из недельного, месячного или годового плана;

в) невыполненные накануне задачи;

г) время для восстановления и отдыха.

2. Оценка времени, необходимого для выполнения каждой задачи. (напротив каждой задачи указывается предположительно затрачиваемое время), т. е. определение сроков решения каждой поставленной задачи.

3. Распределение задач в течение дня с учетом резервирования, правила Парето, приоритетов.

4. Запись в ежедневник. А именно:

! вначале составляете список всех задач на следующий день;

! затем определяете предполагаемые затраты времени для выполнения каждой задачи;

! далее оцениваете каждую задачу по срочности и важности (и именно этому посвящен следующий шаг).

3. Принятие решений.

Этот шаг включает рациональное ранжирование поставленных задач. Собственно сама стратегия принятия решений представляет собой распределение задач по значимости. Необходимо определить приоритетность каждой задачи, т. е. установить степень ее важности (значимости) и срочности выполнения. Для этого существует соответствующая схема:

По приоритетности задачи могут быть:

1 – срочные и важные. Их необходимо выполнять без промедления. «Их делаю сам в первую очередь».

2 – важные, но несрочные. «Их делаю сам, но позднее». Необходимо установить сроки выполнения этого типа задач.

3 – срочные, но менее важные. Сюда входят задачи, подлежащие делегированию. «Их перепоручаю».

4 – задачи, которые отправляются в «корзину». Не срочные и не важные. Для задач этого типа составляется отдельный список и решается необходимость их выполнения вообще. Если ответ утвердительный, то определяются сроки либо решается вопрос об их перепоручении.

Правило Парето

При структурировании задач в плане необходимо учитывать правило Вильфредо Парето. Этот итальянец, будучи экономистом, не только считал все, что можно сосчитать, но и выводил полезные закономерности. Правило, названное его именем, гласит, что:

За 20 % расходуемого времени достигается 80 % результата, или 80 % работы выполняется за 20 % рабочего времени, или 20 % затрат обеспечивают 80 % конечного результата.

Отсюда вывод: прежде всего следует выполнять наиболее приоритетные, ответственные задачи, которые обеспечивают достижение поставленных целей и требуют значительных затрат времени и сил.

Кроме того, зная пики своей индивидуальной активности, можно планировать значимые дела именно на этот период времени.

Категоризация ABC

Каждую задачу можно оценить по категориям значимости, т. е. категоризировать.

Категория А. Важнейшие задачи. Им необходимо уделить не менее 15 % времени от всего количества задач и дел. Их удельный вес в достижении цели – 65 %.

Категория В. Важные. Уделить 20 % от всего времени. Значимость для достижения цели составляет около 20 %.

Категория С. Менее важные и несрочные. Приблизительно это 65 % от общего числа задач. Занимают 15 % в значимости для достижения цели.

Перепоручение, или делегирование

После того как мы определились с тем, какие же все-таки задачи подлежат делегированию, ненадолго обратимся снова к этому механизму управления временем.

Есть лаконичное определение эффективного делегирования. Оно гласит: «Правильное делегирование – это решение, что не будет делегировано». И чтобы эта процедура действительно была конструктивной, упомянем, что делегируется только исполнительская ответственность и не делегируется управленческая ответственность.

Тот, кому делегируют, должен обладать определенными качествами, которые позволят ему успешно справиться с перепорученной задачей, например такими, как:

• компетентность в делегируемом вопросе;

• наличие мотивации к ответственному выполнению поручаемой задачи.

В завершение краткого повествования о делегировании выразим свое сожаление в том, что невозможно осветить вопросы перепоручения более подробно в рамках нашего тренинга. Эта тема – гораздо более широкая, и ее серьезность нельзя недооценивать. Но кроме нашей книги есть на прилавках книжных магазинов и множество других, всецело посвященных вопросам делегирования. Наша же основная задача – рассказ об «антистресс-технологиях». И о делегировании мы лишь в тезисном виде упоминаем в рамках нашей программы, концентрируясь более на том, что может обезопасить вас от негативного стресса.

4. Реализация и организация.

Прояснив для себя, ЧТО, КАК и КОГДА, мы воплощаем в действительность намеченное, обязательно отмечая в ежедневнике о выполнении запланированной задачи или о причинах невыполнения и дате последующего выполнения.

5. Контроль, или оценка достигнутого с последующей корректировкой по результату.

В конце рабочего дня проводится оценка того, насколько удалось реализовать запланированное на этот день. Сравниваем: «план – факт». В том случае, если какие-либо дела остались незавершенными, мы либо переносим их на следующий день, либо перепоручаем, либо выполняем за счет сверхурочной работы.

Если все запланированное было сделано, в конце рабочего периода формируется позитивное ощущение успеха.

А чтобы действительно испытать ощущение успеха в конце дня, накануне сформулируйте и обязательно запишите те дела, в выполнении которых вы не сомневаетесь. И поступайте так каждый день.

Кроме ощущения успеха при регулярной практике этого приема придет ощущение уверенности, что вы держите свою жизнь под контролем. А это – один из антистресс-факторов.

Упражнение на групповое управление временем

Цель: изучение особенностей группового управления временем.

Выполнение.

Все участники становятся в круг. Затем, по команде тренера, вытягивают руки в центр круга, закрывают глаза и берутся за руки. Причем можно взять за руку любого участника группы, не обязательно соседа. При этом в каждой руке участника должна быть только одна рука другого участника. Далее участники открывают глаза. В результате должно образоваться сложное переплетенье множества рук.

Тренер дает задание: распутаться.

Модификации:

• тренер устанавливает время на процесс распутывания;

• время не ограничивается.

N. B. Тренер не принимает активного участия в процессе распутывания. Его миссия ограничивается вводной информацией и наблюдением.

По результатам этого упражнения можно судить об умении принимать групповые решения, об особенностях взаимодействия в данном коллективе в условиях ограниченного времени.

Упражнение на ощущение времени в экстремальных условиях

Цель: выявление особенностей скорости реагирования в сложных условиях.

Выполнение.

Все участники группы выстраиваются в условную линию в произвольном порядке. Ряд участиков – это воображаемый массив скалы. На ширину ладони от носков обуви участников отмечается условная «горная тропа». Поочередно участникам необходимо пройти по «горной тропе». Но «скала» может преображаться: участники, составляющие скалу, могут имитировать сложные участки, изменяя положение своего тела или комбинируя различные фигуры, усложняющие проход по тропе.

Упражнение демонстрирует скорость принятия решений и действий в сложных ситуациях.

Завершающее психогимнастическое упражнение

Это упражнение является универсальным финалом для тренин-говых программ.

Упражнение позволяет завершить тренинг на позитивной ноте, обеспечивает быстрое расслабление.

Выполнение.

Все участники образуют плотный круг, соприкасаясь плечами друг с другом. Один участник располагается в центре круга, закрывает глаза и становится на «пяточки». Затем в строго вертикальном положении падает на руки других участников. Задача других участников: удержать его и плавно переместить по кругу.

Это упражнение обычно используется в качестве проективного теста на чувство доверия/недоверия (поймают меня или нет?) и формирование большего доверия к членам группы. Однако в данном случае отношения в группе уже сформированы, и данная методика служит подкреплением чувства доверия к себе и окружающим, сбросу эмоционального и мышечного напряжения, невербальному выражению своих чувств и настроения членам группы. Для многих участников это своеобразный способ выразить свою благодарность и кинестетически попрощаться с группой.